Home-Office? Aber sicher!

Zu Beginn des Jahres 2023 haben Landwirte in vielen Teilen des Landes demonstriert und teilweise wichtige Verkehrswege blockiert. Das hat zu Verzögerungen im Berufsverkehr geführt und an manchen Orten Schulausfällen verursacht. Während Menschen anfänglich noch auf die Bahn ausweichen konnten, traten ab Mitte der Woche auch Bahnbedienstete in den Streik und machten die ganze Lage noch komplizierter. Wohl dem, der in solchen Zeiten auf das Home-Office ausweichen kann. Sehen wir uns doch ein Arbeitsplatzmodell, das während der COVID-Pandemie Hochkonjunktur gefeiert hat, einmal genauer an und beschäftigen uns mit der Frage: wie kann ich sicher von zuhause aus arbeiten?

Die Entwicklung der Home-Office-Nutzung vor dem Hintergrund der COVID19-Pandemie

Im traditionell eher IT-verschlafenen Deutschland stellte die COVID19-Pandemie eine deutliche Zäsur dar und rüttelte vielerorts Beschäftigungsverhältnisse auf, die zuvor wie in Stein gemeißelt schienen. Wie hat der Ausbruch der Pandemie die Verbreitung von Home-Office in Deutschland beeinflusst und was bleibt davon? 

 Vor der Pandemie galt das Home-Office in Deutschland eher als Ausnahme denn als Regel. Viele Unternehmen bevorzugten traditionelle Bürostrukturen, und flexible Arbeitsmodelle waren meist auf bestimmte Branchen oder Positionen beschränkt. Die technische und infrastrukturelle Grundlage für umfassendes Home-Office war zwar vorhanden, aber bei Weitem nicht flächendeckend ausgebaut oder genutzt.

Mit dem Eintritt der Covid-19-Pandemie und den darauffolgenden Lockdowns erlebte das Home-Office einen unerwarteten und rasanten Aufschwung. Unternehmen und Mitarbeiter standen vor der Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit auf digitale Arbeitsweisen umzustellen. Diese Zeit war geprägt von Anpassungsfähigkeit und Innovation, aber auch von technischen und organisatorischen Hürden und teils erforderlichen Investitionen.

Heute ist Home-Office ein fester Bestandteil des Arbeitslebens in Deutschland. Die Infrastruktur, insbesondere im Bereich der Netzabdeckung und des Glasfaserausbaus, hat sich zwar verbessert, weist aber immer noch deutliche regionale Unterschiede auf. Interessant sind auch die steuerlichen Aspekte des Home-Office, wie etwa mögliche Steuervorteile durch eine inzwischen unbefristete Home-Office Pauschale. Diese steht natürlich der altbekannten Pendlerpauschale gegenüber - die allerdings lange schon umstritten ist und eines Tages wegfallen könnte. Eintagsfliege oder eindeutiger Trend? Die Daten sprechen dafür, dass der Ausbau des Home-Office eine bleibende und wachsende Entwicklung ist, so ist der Trend auch für das Jahr 2023 immer noch positiv, auch nach Ende der COVID-Pandemie, bzw. der eindämmenden Maßnahmen. 

Die Tendenz ist immer noch steigend

Nehmen wir also an, dass eine steigende Anzahl an Menschen teilweise oder ganz im Home-Office arbeitet, so stellt sich unweigerlich die Frage nach der Umsetzung: wie sollte mein Arbeitsplatz zuhause beschaffen sein und wie kann ich ein reibungsloses Set-up einrichten, das sich an modernen Sicherheitsstandards orientiert und damit mich, meine Geschäftspartner oder Arbeitgeber hinreichend schützt? 

Technische Anforderungen und Herausforderungen

Beleuchten wir zunächst einmal technische Grundlagen für sicheres Home-Office, denn eine robuste IT-Infrastruktur ist das Rückgrat des sicheren Home-Office. Hierbei gibt es oft Unterschiede zu oft leistungsfähigen Endgeräten und hochklassiger- und damit auch hochpreisiger IT-Infrastruktur, die sich in Büros finden lässt. Zuhause müssen wir mitunter Zugeständnisse machen und Einschnitte hinnehmen, etwa bei der Internetgeschwindigkeit. Daher sollte mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden, welche Minimalanforderungen es für die Arbeit im Home-Office gelten und wie diese erfüllt werden können. 

Zuverlässige Internetverbindung:

Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist das A und O für effektives Arbeiten von zu Hause aus. Vor allem in Bereichen, wo Echtzeitkommunikation und große Datenübertragungen nötig sind, ist eine hohe Bandbreite unerlässlich. Unternehmen sollten daher prüfen, ob die Internetverbindung ihrer Mitarbeiter für die beruflichen Anforderungen ausreicht und gegebenenfalls Unterstützung anbieten, etwa durch Kostenbeteiligung oder Bereitstellung von Technik.

Sichere Netzwerkzugänge: 

Um sensible Daten zu schützen, ist die Verwendung von Virtual Private Networks (VPNs) empfehlenswert. VPNs verschlüsseln den Datenverkehr zwischen dem Home-Office und dem Unternehmensnetzwerk, was den Zugriff durch Unbefugte erschwert. Firewall-Einstellungen und regelmäßige Updates sind ebenfalls wichtig, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Geeignete Hardware:

Die Hardware sollte den Anforderungen der beruflichen Tätigkeit entsprechen. Dies beinhaltet leistungsfähige Computer oder Laptops mit ausreichend Speicherplatz und Rechenkapazität. Zudem sollten Peripheriegeräte wie Monitore, Tastaturen und ergonomische Stühle zur Verfügung gestellt werden, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.

Professionelle Softwarelösungen:

Die eingesetzte Software muss professionellen Ansprüchen genügen. Dies umfasst nicht nur branchenspezifische Anwendungen, sondern auch Software für Kommunikation und Kollaboration wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack. Wichtig ist, dass diese Software regelmäßig aktualisiert wird, um Sicherheitslücken zu schließen. Darauf weisen wir immer wieder hin. Zudem sind starke und unterschiedliche Passwörter ein wichtiger Faktor.                                Ein Passwortmanager kann zum Beispiel dabei helfen, die Zugänge zu wichtigen Systemen sicher zu gestalten und sich nicht alle Passwörter merken oder aufschreiben zu müssen. 

Datensicherheit und Backup-Systeme: 

Wichtige Daten sollten regelmäßig gesichert werden. Cloud-basierte Speicherlösungen können hierbei eine wichtige Rolle spielen, da sie eine flexible und sichere Datenspeicherung ermöglichen. Zusätzlich sollten regelmäßige Backups erstellt werden, um Datenverlust zu vermeiden. 

Schulungen und Richtlinien:

Die Mitarbeiter sollten in der Handhabung der technischen Ausstattung geschult und über Sicherheitsrichtlinien informiert werden. Dies umfasst Schulungen zur Cyber-Sicherheit, den richtigen Umgang mit sensiblen Daten und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Unternehmer oder Arbeitgeber sollten hier unbedingt sehr strenge Systemrichtlinien für externe Zugriffe implementieren: sogenannte Zero-Trust-Policies können sehr wirkungsvolle Sicherheitsmechanismen darstellen. Dieses Modell geht davon aus, dass jede Anfrage, unabhängig von ihrem Ursprung, potenziell gefährlich sein könnte. Unternehmen sollten daher kontinuierliche Überprüfungen der Zugriffsrechte und der Authentifizierung einführen, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Wenn der Arbeitgeber keine Endgeräte zur Verfügung stellt, sondern stattdessen entsprechend bereits vorhandene private Geräte auch beruflich genutzt werden sollen, gilt es, einige Punkte besonders zu beachten. Diese Praxis, die sich "Bring Your Own Device (BYOD)" nennt, bietet Flexibilität und Kosteneinsparungen, birgt aber auch Risiken. Der Schlüssel zur Sicherheit liegt in einer ausgewogenen BYOD-Richtlinie, die sowohl Datenschutz als auch Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt. Unternehmen müssen klare Richtlinien zur Nutzung privater Geräte für berufliche Zwecke festlegen und sicherstellen, dass diese Geräte die Sicherheitsstandards des Unternehmens erfüllen.

Fehler, Schwächen und Best Practices

Ein klassischer Fehler ist die Vernachlässigung von Sicherheitsupdates und Patches. Auch die Nutzung unsicherer Netzwerke für vertrauliche Unternehmenskommunikation ist ein häufiges Problem. Diese und andere Fehler können die Tür für Cyberangriffe öffnen.

Eine umfassende Risikobewertung ist der erste Schritt, um Sicherheitslücken zu erkennen und zu schließen. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Systeme und Prozesse überprüfen, um Schwachstellen zu identifizieren, bevor sie ausgenutzt werden können. Hierbei können professionell durchgeführte Pentests hilfreich sein, mit deren Hilfe Unternehmen kontrolliert angegriffen werden, um im Anschluss eventuell bestehende Sicherheitslücken zu schließen.

Best Practices für IT-Sicherheit:

Zu den Best Practices gehört die Implementierung von Mehrfaktor-Authentifizierung, regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu Cybersicherheit und die Einführung von Sicherheitsrichtlinien und -verfahren. Außerdem ist es wichtig, dass Unternehmen ein Bewusstsein für Cybersicherheit schaffen und dieses bei ihren Mitarbeitern kontinuierlich fördern. Nur so können sie Ihre Mitarbeiter zu größtmöglicher Compliance verpflichten, mithilfe derer erarbeitete Standards auch gewissenhaft eingehalten werden. Denn jede Kette ist immer nur so stark wie ihr schwächstes Glied; und dies sind häufig menschliche Schwächen. 

Wichtig für Unternehmen sind daher die richtigen Sicherheitsstrategien und Lösungsansätze. Sie sollten proaktive Sicherheitsstrategien entwickeln, die sowohl auf präventive Maßnahmen als auch auf schnelle Reaktionen im Falle eines Sicherheitsvorfalls ausgerichtet sind. Dazu gehört der Einsatz fortschrittlicher Sicherheitstechnologien wie Intrusion Detection Systems (IDS) und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Fazit

Die Zukunft des Home-Office ist vielversprechend, bringt jedoch auch kontinuierliche Herausforderungen in der IT-Sicherheit mit sich. Unternehmen müssen mit den sich schnell verändernden Technologien Schritt halten und sich an die dynamische Landschaft der Cybersicherheit anpassen, Mitarbeiter beziehungsweise Angestellte müssen regelmäßig geschult werden und erlernte Regeln strikt befolgen. So kann das gesamte Unternehmen erfolgreich an diesem neuen Arbeitsmodell teilnehmen.

Natürlich: IT-Sicherheit kostet Geld. Aber keine IT-Sicherheit kostet mehr Geld. 

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Home-Office gut eingerichtet und ausreichend geschützt ist, kommen Sie gerne auf uns zu!